Kollaboratives Recruiting: so geht’s!

Bewerbungsprozesse bleiben trotz neuer Tools oft dieselben: Unternehmen schreiben Stellen aus, Bewerber:innen bewerben sich, die HR-Abteilung führt ein Interview und die Führungskräfte im Team treffen die Entscheidung. Kontakt gibt es zwischen Kandidat:innen und den Teams meist wenig. Mithilfe von kollaborativem Recruiting soll sich das ändern. Wie der neue Ansatz funktioniert, erklärt Rebecca Clarke, Head of People bei Recruitee.

Personalabteilungen arbeiten oft isoliert vom eigentlichen Kerngeschäft des Unternehmens und kümmern sich fast ausschließlich um Personalthemen. Vor allem schreiben sie Stellen aus, führen Gespräche mit Bewerber:innen und vermitteln diese dann in die Fachabteilungen. Was dabei fast gänzlich auf der Strecke bleibt ist der direkte Kontakt zwischen den Teams im Unternehmen und den neuen Jobanwärter:innen.

Hier setzt das kollaborative Recruiting an – ein teambasiertes Einstellungsverfahren, bei dem Personaler:innen, die Führungskräfte und die Kolleg:innen aus den Teams den Einstellungsprozess gemeinsam gestalten. Jede:r übernimmt eine andere Aufgabe und am Ende entscheiden alle gemeinsam. Damit das nicht in einem arbeitsintensiven Chaos endet, bieten sich folgende acht Schritte zur Orientierung an.

1. Profilbildung

Zunächst sollte in einem Treffen zwischen der Personaler:in und der Hiring Manager:in, die den Bedarf für die neue Stelle angemeldet hat, geklärt werden, wie die Anforderungen für die neue Stelle aussehen. Festgelegt werden die Stellenbezeichnung, Aufgabenbereiche und die benötigten Qualifikationen. Je klarer das gesuchte Profil definiert ist, desto leichter fällt es dem Team später, die passenden Bewerber:innen zu finden.

2. Stellenanzeige

Auf Basis des initialen Treffens wird die Stellenbeschreibung erstellt, die an einem zentralen, für alle zugänglichen Ort abgelegt wird. Der offene Zugang zu allen verfügbaren Informationen ist eine wichtige Voraussetzung für den kollaborativen Einstellungsprozess. Wenn alle immer voll informiert sind, können interne Hakeleien vermieden werden. Die Stellenbeschreibung wird von der Personaler:in finalisiert, sodass mit der Suche gestartet werden kann.

3. Recruiting-Team

Bevor es aber losgeht, muss das Recruiting-Team gebildet werden. Dabei geht es beim kollaborativen Recruiting nicht darum, möglichst viele Menschen in den Prozess einzubinden, sondern nur Personen, die auch wirklich einen Mehrwert für das Team bringen. Das können Teammitglieder sein, die beispielsweise den kulturellen Fit oder fachliche Aspekte gut beurteilen können. Je unterschiedlicher die Perspektiven im Team sind, desto besser.

4. Briefing

Sobald das Team steht, werden alle vorhandenen Informationen gesichtet und das Suchprofil definiert. Das Team bespricht, wie der Interviewprozess aussehen soll, was abgefragt und was nicht vergessen werden darf. Durch die Festlegung des Vorgehens im Vorfeld können spätere Diskussionen vermieden werden. Wichtig ist, dass das Team in die Gestaltung der Gespräche eingebunden ist.

5. Kollaboratives Sourcing & Screening

Sourcing und Screening beschreibt die Auswahl und Überprüfung von Kandidat:innen. Dies wird beim kollaborativen Recruiting vom Team übernommen. In Zeiten von Homeoffice und dezentralem Arbeiten bieten sich hierfür virtuelle Meetings an. Vorstellbar sind auch reelle “Sourcing-Partys”, bei denen gemeinsam in einem zeitlich begrenzten Rahmen und in lockerer Atmosphäre Jobbörsen und persönliche Netzwerke nach geeigneten Kandidat:innen durchforstet werden.

6. Interview

Sobald das Team passende Kandidat:innen ausgewählt hat, werden die Interviews geführt. Hierfür kann beispielsweise ein initiales Gespräch mit dem:der Recruiter:in geführt werden, auf das ein gemeinsames Gespräch mit Recruiting, Führungskraft und ein bis zwei Teammitgliedern folgt.  Auf diese Weise beginnt ein mögliches späteres Onboarding schon quasi im Bewerbungsprozess. Tests zur fachlichen Eignung wie Probeaufgaben o.Ä. können natürlich genauso in den Prozess integriert werden. Wichtig ist, dass in Interviews unerfahrene Teammitglieder von der Personalabteilung in Sachen Gesprächsführung gebrieft werden.

7. Auswahl

Durch die kollaborative Herangehensweise können passende Kandidat:innen meist schnell identifiziert werden. Auch die Bewerber:innen sollten mit dem Bewerbungsprozess eine positive Erfahrung verbinden, weshalb kontinuierliche Feedbackschleifen zu empfehlen sind. Wenn die Interviews abgeschlossen sind, wird die finale Auswahl getroffen. Dabei sollten alle Mitglieder im Recruiting-Team gleichermaßen stimmberechtigt sein. So wird sichergestellt, dass Personalentscheidungen vom Team mitgetragen werden und die Vorteile der diversen Perspektiven auch wirklich einen positiven Einfluss auf die Entscheidung haben.

8. Angebot

Nach der Entscheidung bekommen die ausgewählten Kandidat:innen die guten Nachrichten mitgeteilt und die genauen Konditionen werden im Angebot festgehalten. Dazu kann die Führungskraft hinzugezogen werden. Nach einer angemessenen Bedenkzeit steht einer erfolgreichen Aufnahme der Kandidat:innen ins Team nichts mehr im Weg.

Fazit: Kollaboratives Recruiting kann dazu beitragen, dass bessere Personalentscheidungen getroffen werden, weil die Bewerber:innen einen frühen Kontakt zum Team aufbauen und die Teammitglieder an der Einstellung beteiligt werden. Mit der richtigen Planung gelingt die Umsetzung des neuen Ansatzes relativ leicht und bleibt trotz der verschiedenen Rollen zu jeder Zeit professionell und nachvollziehbar.

Über Rebecca Clarke

Rebecca Clarke ist Head of People bei Recruitee. Mit vielen Jahren Erfahrung im Recruiting und Bewerbermanagement wird sie von ihrer Leidenschaft angetrieben, Menschen und interessante Möglichkeiten zusammenzubringen, großartige Teams aufzubauen und inklusive Arbeitsplätze zu schaffen, die Freude bringen. Recruitee mit Hauptsitz in Amsterdam ist ein Anbieter von cloudbasierter Bewerbermanagement-Software. Die digitalen Softwarelösungen des Unternehmens umfassen Jobbörsen-Integrationen, Talent Sourcing, Bewerber-Tracking, Pipeline-Automatisierung, Terminplanungs-Automatisierung und erweiterte Recruitment-Analysen. Mehr unter www.recruitee.com.