Büroarbeit der Zukunft

Büroarbeit der Zukunft – geprägt durch Arbeitserleichterungen im Office

Der Alltag im Büro alleine ist stressig genug, daher sollte jedes Hilfsmittel genutzt werden, um sich die Arbeit so bequem wie möglich zu machen. Als Trend zeichnet sich ab, dass die Zukunft am Arbeitsplatz digitaler wird und externe Dienstleister zunehmend eine Rolle spielen.

Kleine Helfer, große Wirkung

Gute Organisation ist alles im Büro. Programme und Apps helfen, die Arbeit besser zu strukturieren. Mit einem Programm wie Evernote ist es möglich, Ideen für ein Projekt unkompliziert festzuhalten. Auch die beteiligten Kollegen können so direkt miteinander kommunizieren. Apps wie WorldCard lichten Visitenkarten von Geschäftspartnern ab, andere digitale Helfer erstellen To-do-Listen, sorgen auf Geschäftsreise dafür, dass kein Zug oder Flug verpasst wird oder unterdrücken Anrufe während eines Meetings. Die meisten Apps sind oft sogar umsonst, wohingegen Programme wie Conceptboard für die Teamarbeit in Echtzeit oder der Kollektiv-Texteditor EduPad etwas kosten. Allerdings lohnen sich derartige Investitionen aufgrund enormer Zeitersparnis und Synergieeffekten allemal. Daneben ist auch das Mobiliar am Arbeitsplatz für den Wohlfühlfaktor entscheidend. Vorgesetzte sollten in hochwertige Schreibtischstühle zum Beispiel mit Synchronmechanik investieren. Alternativ sind orthopädische Sitzkissen oder ein stündlicher Wechsel der Sitzposition empfehlenswert. Zwischendurch die Füße etwas hochlegen, zur Not auch auf den Papierkorb, kann ebenso Erleichterung verschaffen wie ein regelmäßiger, kurzer Spaziergang auf dem Flur. Damit können sich vor allem schwangere Frauen über den doch recht anstrengenden Arbeitstag behelfen.

Die Büroarbeit der Zukunft ist digital

Erleichterung bringt in normalen Büros vor allem die Digitalisierung. Was in der Industrie bereits im Einsatz ist, wird bald auch im Büroalltag Realität werden. So wird intelligente Software den Arbeitsalltag extrem vereinfachen, zum Beispiel eingehende Dokumente erkennen und zuordnen, mit ihnen verbundene Aufgaben prüfen und koordinieren und alle Bearbeitungsphasen planen, bis die Prozedur abgeschlossen ist. Enterprise-Content-Management (ECM) wird ebenfalls ein Thema im Büro der Zukunft werden. ECM wird schon für die Archivierung genutzt, hat aber deutlich mehr Potenzial. Mit der Software können der Workflow im Unternehmen optimiert und die Informationsressourcen im Haus besser ausgeschöpft werden. Viele Systeme sind aktuell noch statisch. In ein paar Jahren werden Programme in der Lage sein, alles Wissen aus Dokumentenablagen, Köpfen der Mitarbeiter und E-Mails zusammenzufügen, um sowohl branchenintern als auch branchenübergreifend möglichst schnell alle relevanten Daten und Fakten zu erhalten.

Büroarbeit der Zukunft mit externen Dienstleistern

Für Selbstständige ist die Büroarbeit oft noch eine größere Herausforderung, vor allem während der Existenzgründung. Denn ist das Arbeitspensum hoch, kann es sein, dass die Büroarbeit auf der Strecke bleibt. Auch wird oft an einer kompetenten Bürofachkraft gespart, da Selbstständige in der Aufbauphase sehr hart kalkulieren müssen. Mittlerweile haben sogar Studien gezeigt, dass ein nicht vorhandenes oder schlechtes Büromanagement dazu führen kann, dass ein Unternehmen Konkurs anmelden muss. Dabei wäre das Problem relativ leicht zu lösen, denn statt eine Kraft anzustellen, kann einfach ein externer Büroservice beauftragt werden. So kommt der Dienstleister Büroservice24 nur zum Einsatz, wenn sie gebraucht werden, was Kosten spart. Außerdem werden die Posten für Bürobedarf eingespart, da ein Büroservice auch außer Haus vom Laptop arbeiten kann. Neben Schreibservice und Ordnungsarbeiten bringen die externen Servicekräfte oft neue Ideen und Technologien in einen Betrieb.