Bewerbermanagement-Software gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Es ist eine der größten Sparten im HR-Software-Bereich und kein mittelständisches bis großes Unternehmen kann es sich heute noch leisten, nicht auf digitale Hilfe zu setzen. Immer öfter werden solche Profi-Tools auch von Startups eingesetzt, um die Recruiting-Prozesse zu optimieren. Viele junge Unternehmen wissen jedoch nicht genau, wie Sie die technische Hilfe so nutzen, dass auch ihre Bewerber davon profitieren. Gastautor trusted gibt Tipps und Ratschläge, wie Sie Recruiting-Lösungen richtig einsetzen – und von welchen vermeintlich sinnvollen Features und Funktionen Sie am besten die Finger lassen sollten.
Bewerbermanagement-Software für Startups – Warum eigentlich?
Immer mehr Startups und KMU setzen mittlerweile – statt auf althergebrachte Lösungen wie Excel-Tabellen und Spread-Sheets – auf professionelle Bewerbermanagement-Software. Der Grund: Gerade wenn sich das Unternehmen noch in der Gründungs- oder Post-Gründungsphase befindet, verfügt es in der Regel nicht über etablierte HR-Prozesse. Wenige Teammitglieder teilen sich viele verschiedene Aufgaben – unter anderem die Verwaltung von Stellenanzeigen und Bewerbungen. Da können Schnitzer passieren: Bewerbungen werden nicht in angemessener Zeit beantwortet, die Kommunikation mit dem Bewerber kommt zu kurz, möglicherweise fallen einige Bewerbungen aus purem Zeitmangel unter den Tisch.
Solche Fehler können sich fatal auf das Employer Branding des jeweiligen Startups auswirken – zudem hinterlässt es einen bitteren Nachgeschmack bei den Bewerbern, die ja auch potentielle Kunden sein können. Um der Gefahr einer negativen Candidate Experience vorzubeugen, setzen viele kleine Startups immer öfter auf professionelle Bewerbermanagement-Tools. Der Markt umfasst mittlerweile nicht nur teure und komplexe Enterprise-Software, sondern bietet vermehrt auch schlanke und günstige Softwarelösungen an, die perfekt auf die Nutzung in kleinen Unternehmen zugeschnitten sind. Viele Startups wissen allerdings nicht, wie sie die gekauften Tools ideal einsetzen können, um den größtmöglichen positiven Effekt zu erzielen. Hier die wichtigsten Tipps:
Kommunikation ist Alles!
Das A und O im Bewerbungsprozess ist die Kommunikation mit Ihren Bewerbern. Der Arbeitsmarkt ist mittlerweile ein anderer, als zum Beispiel noch vor 10 Jahren: Bewerber werden immer anspruchsvoller, und das dürfen sie auch sein. In Zeiten des Fachkräftemangels, in denen eine immer kleiner werdende Zahl an Kandidaten auf eine immer größer werdende Zahl an zu besetzenden Stellen kommt, haben gut qualifizierte junge Kräfte heute im Grunde die Wahl, wo sie gerne arbeiten wollen. Das bedeutet für Unternehmen vor allem, dass sie einen guten Eindruck hinterlassen und auf die Wünsche der Klientel eingehen müssen – sonst droht die Abwanderung der willigen Bewerber an die Konkurrenz.
Machen Sie einen guten ersten Eindruck
Besonders wichtig für den Ersteindruck ist selbstverständlich eine aussagekräftige Stellenanzeige. Die meisten modernen Recruiting-Lösungen bringen Möglichkeiten zur Gestaltung und Streuung der Ausschreibungen mit und glänzen mit immer größeren Zahlen von Partner-Jobbörsen im Multiposting. Doch damit ist es nicht getan: Die Kommunikation nach der Bewerbung ist die, auf die es ankommt. In der aktuellen Candidate Journey Studie von stellenanzeigen.de gaben 98 Prozent aller Befragten an, dass Sie sich eine Antwort auf ihre Bewerbung innerhalb von 24 Stunden wünschen. Die Computerwoche ermittelte darüber hinaus 67 Prozent der Bewerber, die gerne einen persönlichen Anruf von ihrem Recruiter hätten. Young Potentials legen also besonderen Wert auf eine individuelle und wertschätzende Kommunikation seitens des Unternehmens.
Sagen Sie “Nein” zu automatischen Mails
Nutzen Sie daher Ihr Bewerbermanagement-Tool hauptsächlich als Instrument, um Ihre eigene Bewerberkommunikation zu verbessern. Zum Beispiel durch selbst gewählte automatische Reminder, die Sie immer daran erinnern, welcher Bewerber in welchem Status der Bewerbung noch auf Antwort wartet. So optimieren Sie nicht nur Ihren internen Workflow sondern verkürzen idealerweise auch den Durchlauf, die sogenannte “Time to Hire”. Die gesparte Zeit können Sie ideal nutzen, um besser mit Ihren Bewerbern zu kommunizieren. Lassen Sie Features wie automatische Antwort- und Absagemail am besten links liegen, auch wenn Ihr Tool solche Funktionen bietet. Verfassen Sie stattdessen jeweils ein individuelles Anschreiben oder greifen Sie bei besonders vielversprechenden Kandidaten gleich zum Telefon. Sie werden sehen: Es lohnt sich.
Passen Sie Bewerbermanagement-Software an Ihre Prozesse an
Verfügt Ihre Bewerbermanagement-Software über eine Funktion zur Definition individueller Bewerbungsschritte? Wenn ja: Nutzen Sie sie unbedingt aus! Zwar läuft der Bewerbungsprozess in den meisten Firmen nach einem bestimmten Grundmodell, einem bewährten Workflow in 5 Schritten:
- Bewerbungseingang
- Bewerbungssichtung
- Telefoninterview
- Vorstellungsgespräch
- Einstellung
Dieses sollten Sie allerdings nicht als bindend betrachten. Passen Sie den Workflow Ihren eigenen Bedürfnissen an – ersetzen Sie zum Beispiel das Telefon- durch ein Videointerview. Das ist in der Regel persönlicher; zudem lernt der Bewerber auf diese Weise auch schon Teile der Belegschaft (seine zukünftigen Mitarbeiter) kennen. Oder teilen Sie den Punkt “Bewerbungssichtung” in verschiedene Teile, zum Beispiel “Prüfung durch den Geschäftsführer”, “Vorstellung der Bewerbung im Team”, etc. Durch die Anpassung des Bewerbungsprozesses an Ihren ganz eigenen Workflow erreichen Sie einen individuelleren und effizienteren Umgang mit dem Bewerber, den dieser in jedem Falle zu schätzen wissen wird.
Tipp: Nur wenige Bewerbungsmanagement-Software Lösungen bringen die Möglichkeit mit, ein Videointerview zu führen. Gehört Ihres nicht dazu und Sie wollen dennoch ein Vorabgespräch per Videochat führen, weichen Sie auf kostenlose Tools wie Skype aus – viele Young Potentials nutzen solche Lösungen auch privat.
Bestimmen Sie feste Ansprechpartner für Ihre Bewerber
Sollte der Bewerber einmal eine Frage zur Stellenanzeige oder zum Prozess haben, wird er Ihnen wahrscheinlich eine Email schreiben oder (noch wahrscheinlicher) anrufen. Für diesen Fall ist es wichtig, immer den passenden Ansprechpartner parat zu haben – sonst landet der anrufende Bewerber schlimmstenfalls in störenden Warteschleifen und kommt am Ende doch nicht dort heraus, wo er eigentlich hin will. Für diesen Fall haben Sie in den meisten modernen Bewerbermanagement-Tools die Möglichkeit, einer Bewerbung einen Bearbeiter zuzuweisen. Die Kollegen wissen dann sofort wenn Sie die Software öffnen, wer für welchen Bewerber bzw. welchen Bewerbungsstatus zuständig ist und können direkt weitervermitteln. Die passenden Tools für diese und viele weitere Aufgaben rund um das Bewerbermanagement finden Sie zum Beispiel bei trusted.de.
Tipp: Reichen Sie einen Bewerber am besten nicht durch zu viele Hände! Wenn ein Kandidat in jedem Bewerbungsschritt einen anderen Ansprechpartner als Bezugsperson vorgesetzt bekommt, fällt es ihm schwerer, einen Bezug zum Unternehmen aufzubauen. Am besten legen Sie gleich zu Beginn fest, wer für welche Bewerbung zuständig sein soll und bleiben dabei.
Fazit zum Thema Bewerbermanagement-Software
Der aktuelle Arbeitsmarkt ist hart umkämpft – allerdings nicht mehr von vielen Bewerbern, die sich um wenige verfügbare Stellen reißen, sondern eher umgekehrt: Unternehmen liegen miteinander im Wettstreit um die besten Bewerber. Der “War for Talents” ist in vollem Gange. Nur Unternehmen, die dieser Situation mit dem nötigen Know-How begegnen und optimal auf die Wünsche und Bedürfnisse ihrer Kandidaten eingehen, haben eine Chance, hier ganz vorne mit dabei zu sein. Obwohl Startups und kleine Unternehmen hier aufgrund ihrer offensichtlichen Vorzüge (flache Hierarchien, schnelle Aufstiegschancen, familiäres Arbeitsumfeld, etc.) noch einen kleinen Sympathiebonus bei jungen Talenten genießen, können auch diese Unternehmen es sich nicht leisten, Kandidaten zu verprellen. Bewerbermanagement-Tools können hier helfen; aber nur, wenn Sie auch richtig eingesetzt werden. Vergessen Sie nicht: Ein Werkzeug, mit dem Sie nicht richtig umgehen können, schadet eher, als dass es nutzt.
Über Gastautor trusted
Das Vergleichsportal trusted aus München spezialisiert sich vor allem auf B2B-Software wie HR-Tools. Bewerbermanagement und Recruiting sind ein besonderes Steckenpferd des Portals: Im aktuellen Vergleich “Bewerbermanagement-Tools” vergleicht trusted die besten Lösungen auf dem deutschen Markt.