Active Sourcing Serie Teil 3: Candidate Experience

ACTIVE SOURCING Teil 3: im dritten Teil der saatkorn. Serie rund um Active Sourcing in Kooperation mit Skillconomy geht es um das super wichtige Thema Candidate Experience. Aus meiner Sicht der „make or break“ Punkt in jedem Active Sourcing Prozess. Wenn die Candidate Experience nicht stimmt ist halt alles nix. Also, auf geht’s:

saatkorn.: Was versteht ihr genau unter Candidate Experience?
Die Candidate Experience ist die Erfahrung, die der Kandidat von der ersten Ansprache bis zur Einstellung oder Absage mit dem „Bewerbungsprozess“ macht. Eng verwandt ist die Candidate Journey, also die chronologische Abfolge der Ereignisse, die der Kandidat erlebt. Die Candidate Experience fokussiert den qualitativen Aspekt, also auch die Emotionen, motivationale Aspekte, Erwartungen, usw.

Der Begriff ist von der User Experience – kurz UX – abgeleitet, die bei digitalen Medien und Software eine große Rolle spielt. Der digitale Hintergrund ist also nicht abzustreiten, wobei die Candidate Experience natürlich auch die Erfahrungen beinhaltet, die „offline“ – zum Beispiel am Telefon oder beim persönlichen Kontakt – gemacht werden.

saatkorn.: Warum spielt die CX im Active Sourcing eine so große Rolle?
Es geht um Motivation: Man kann sich die Motivation eines Kandidaten wie eine Pflanze vorstellen. In dem Moment, in dem sie aus dem Saatkorn (😉) keimt, reicht ein schlecht platzierter Regentropfen und die Sache hat sich erledigt. Wenn die Pflanze Nährstoffe bekommt und pfleglich behandelt wird, kann sich hingegen irgendwann ein stabiler Baum daraus entwickeln, der auch mal einen Sturm mitmacht. Die Personal- und Fachabteilungen hatten es jahrzehntelag mit Bewerbern zu tun, die schon junge Bäume sind. Das prägt häufig noch die Prozesse und Denkmuster. Beim Active Sourcing haben wir es aber tatsächlich mit Saatkörnern zu tun: Die Hälfte keimt gar nicht und die andere sollte man tunlichst vor Regentropfen schützen bis sie aus dem Gröbsten raus sind.

Nochmal konkreter: Jede minimale Barriere in der frühen Candidate Experience – ein schlecht platzierter Button, unverständliche Headlines, usw. – führt dazu, dass Kandidaten die Journey abbrechen. Sie hätten aber potentiell super gepasst und auch eine Wechselbereitschaft entwickeln können. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass nur die Kandidaten die Journey wegen „Kleinigkeiten“ abbrechen, die sowieso kein echtes Interesse haben.

Es gibt einen weiteren Aspekt: Die Candidate Experience ist aus Kandidatensicht ein Proxy – also quasi ein Stellvertreter – für Wertschätzung: Wer seine Kandidaten gut behandelt, behandelt auch seine Mitarbeiter gut. Das ist die Gleichung. Gerade die gefragtesten Kandidaten sitzen wie Restaurantkritiker vor der Candidate Journey und schauen sich an: Haben die ihre Prozesse im Griff? Verschwenden die meine Zeit? Haben die ein angemessenes Bild von meinem Wert als Fach- oder Führungskraft?

saatkorn.: Wie ist Euer Vorgehen? Gebt Ihr Euch als Teil des Kunden aus oder positioniert Ihr beim Kandidaten ganz klar, dass Ihr als skillconomy im Auftrag eines Kunden sucht?
Wir sind zu 100% klar als skillconomy erkennbar. Wir benennen den Arbeitgeber, die Stelle, den Standort und machen deutlich, dass wir Brückenbauer zwischen Arbeitgeber und Kandidat sind. Insgesamt gehen wir so vor: Erstnachricht über soziale Netzwerke mit Link zur Jobsite. Auf der Jobsite stellen wir das Angebot vor. Interessierte Bewerber können innerhalb von ca. einer Minute mit unserem Chatbot alles weitere klären (Kontaktdaten, Erklärung des weiteren Vorgehens, Datenschutz, etc.). Das Feedback von Kandidaten ist hervorragend und zeigt, dass der sensible Umgang mit ihrer Zeit absolut geschätzt und honoriert wird.

saatkorn.: Die Candidate Experience hängt ja in Summe nicht nur vom Active Sourcing ab. Oftmals ist es ja so, dass die Recruiter einen super Job machen, aber die negative Erfahrung in der Candidate Experience erst mit dem Zusammentreffen mit der Fachabteilung anfängt. Wie geht Ihr damit um?
Wir haben auch viele Fachabteilungen, die super mitarbeiten, das vorab. Aber die Negativerfahrungen gibt es leider ebenfalls. Highlight aus unserer Anfangszeit: Als wir die ersten passenden Kandidaten lieferten, konnte sich die Fachabteilung eines Kunden nicht mehr erinnern, warum der Bedarf überhaupt an die Personalabteilung kommuniziert worden war – wir mussten allen Kandidaten absagen. An diesem Punkt haben wir übrigens entschieden, dass wir unsere Leistungen zum Festpreis anbieten und nicht die guten Kunden über Besetzungsprovisionen solche Totalausfälle querfinanzieren lassen wollen.

Ein Patentrezept haben wir leider nicht. Wir binden die Fachabteilungen von Anfang an ein und sensibilisieren sie dafür, wie wichtig ein guter Umgang mit den Kandidaten ist. Wir committen alle Beteiligten zum Projektstart explizit dazu, den Kandidaten innerhalb von sieben Tagen Rückmeldung zu geben. Ein großer Pluspunkt ist das Portal, das wir unseren Kunden bereitstellen: Hier haben Fachabteilungen und HRler alle Informationen an einem Ort gebündelt, können sich gegenseitig Feedback zu den Kandidaten schicken und miteinander kommunizieren. Außerdem gibt es Reminder, wenn Kandidaten zu lange liegenbleiben. Das verbessert die Candidate Experience spürbar und entlastet die Personaler sehr.

saatkorn.: Welche Tipps könnt Ihr Recruitern geben, die Fachabteilungen stärker auf die Notwendigkeit einer herausragenden Candidate Experience hinzuweisen?
Hast du nicht unter deinen Blogposts einen „Teilen“-Button? 😉 Im Ernst: Wir halten es für hilfreich ist, als erstes auch eine gewisse Empathie mit den Fachabteilungen aufzubauen: Erstens stecken die bis zum Hals im Tagesgeschäft und zweitens haben sie einfach wenig Ahnung von Recruiting – ist ja auch vordergründig nicht ihr Job. Mit dieser Haltung hat man gute Karten, zu den Fachabteilungen durchzudringen. Wir empfehlen am Anfang eines Recruitingprozesses ein geteiltes Bild von einer guten Candidate Experience zu erarbeiten. Wenn das noch messbare KPIs beinhaltet – wie zum Beispiel unsere 7-Tage-Frist – kann man die Fachabteilung auf ihr eigenes Commitment verweisen, wenn es nicht läuft. Unterm Strich haben die Fachabteilungen und wir ja ein gemeinsames Ziel und wir als Personaler sind in der Verantwortung, den Prozess dorthin zu gestalten.

saatkorn.: Herzlichen Dank für das Interview rund um die Bedeutung von Candidate Experience im Active Sourcing!

Nächste Woche geht es weiter mit dem Thema KI – und hier findest Du die bisherigen Teile der Serie:

1. Active Sourcing: Begriffsklärung
2. Active Sourcing: Make or Buy?