Was macht eine gute HR Software aus?
Was macht eine gute HR Software aus? – Die rasante Entwicklung von Technologie im HR Umfeld der letzten Jahre bekommt durch die Corona-Krise einen gewaltigen Push. Ich hatte Gelegenheit, darüber mit Florian Walzer von rexx systems zu sprechen. Auf geht’s:
SAATKORN: Bitte stellen Sie sich den SAATKORN Leser*innen doch kurz vor.
Ich bin Florian Walzer, 42 Jahre alt und bei rexx systems seit rund drei Jahren für den Vertrieb und das Marketing verantwortlich. Die Arbeit im Bereich HR bzw. IT macht mir wahnsinnig Spaß, so bin ich inklusive meiner Tätigkeit als Vertriebsleiter bei XING seit etwa acht Jahren in diesem Bereich tätig. Spannend, was sich in dieser Zeit alles verändert hat – oder eben gerade nicht. Ich finde rexx systems ist deswegen so großartig, da die HR Suite mit den Bereichen Talent Management, Human Resources und Bewerbermanagement durch herausragende Effizienzsteigerung und zuverlässige Technik überzeugt.
SAATKORN: Wie schätzen Sie – gerade auch im Hinblick auf die Corona-Krise – die Entwicklung von zeit- und ortsunabhängigem Arbeiten mittelfristig ein?
Die Arbeitswelt ist im Wandel. Die Digitalisierung hat vieles auf den Kopf gestellt und gerade in den letzten Wochen wurden Unternehmen, oftmals wenig vorbereitet, vor die Herausforderung gestellt, dass – je nach Branche – viele oder gar alle Leute plötzlich aus dem Homeoffice herausarbeiten (mussten). Thesen wie „zu Hause wird weniger gearbeitet als im Büro“ wurden auf den Prüfstand gestellt. Ein Umdenken hat stattgefunden: Chefs waren und sind gezwungen, den Mitarbeitern mehr Vertrauen entgegenzubringen. Ließen sich die Vorbehalte dadurch abbauen? Ich habe die Erfahrung gemacht, dass viele Leute den Vorteil im Büro zu arbeiten und damit die gewohnte und funktionierende Infrastruktur nutzen zu können, vor allem aber den sozialen Austausch – also eben nicht nur medial, sondern so ganz real – neu zu schätzen wissen. Gleichzeitig haben viele Menschen gelernt, dass es funktioniert, aus dem Homeoffice heraus zu arbeiten, wenn die technischen Voraussetzungen gegeben sind. Was wiederum eine Chance für HR birgt, die bestehende Vorgehensweise nochmal auf den Prüfstand zu stellen. Tatsächlich bin ich der Überzeugung, dass es mittelfristig einen „Mittelweg“ geben wird. Vielleicht und hoffentlich sind nicht alle Dienstreisen wirklich nötig und können digital ersetzt werden. Die Vereinbarkeit von Familie/Privatleben und Beruf wird durch ortsunabhängiges Arbeiten vereinfacht. Aber letztendlich sind Menschen soziale Wesen und brauchen den Umgang mit anderen Menschen – und das ist im Büro doch am besten gegeben.
SAATKORN: Inwiefern kann die Personalabteilung ein Treiber für ortsunabhängiges Arbeiten sein?
Schon in den vergangenen Jahren konnten wir eine signifikante Veränderung im Bereich HR beobachten. Die dringend notwendige Transformation kann die Human Resources entlasten, damit es nicht nur zu Hire und Fire verdammt ist, sondern sich wichtigeren Aufgaben widmen kann, wie zum Beispiel, die Personalentwicklung voranzutreiben. Ansonsten werden HR-Abteilungen möglicherweise obsolet. Doch was passiert in den nächsten Jahren? – Die Bedeutung klassischer HR-Themen, wie beispielsweise Recruiting oder Feedback, wird abnehmen. Dies wird durch Prozessoptimierung immer weiter zu den Managern und Fachentscheidern verlagert (Manager Self Service) bzw. was die Personalverwaltung anbelangt, sich auf Mitarbeiter (Employee Self Service) verschieben und somit von überall her möglich sein. Außerdem wird HR weiter die Einschränkung auf Personalthemen durchbrechen und wird zum Treiber innerhalb des Unternehmens. Konkret bedeutet das, dass HR zur Drehscheibe der internen Unternehmenskommunikation, der Arbeitsorganisation und der Digitalisierung wird.
SAATKORN: Welche Voraussetzungen müssen Ihrer Meinung nach dafür in Unternehmen gegeben sein?
Leider scheinen viele HRler zu befürchten, durch die Digitalisierung selbst obsolet zu werden, vermutlich ihren Job zu verlieren. Das erklärt vielleicht auch, warum sich manche Personalabteilungen noch dagegenstemmen, „Excel und Outlook“ abzulösen. Dabei könnten sie durch Softwaretools nicht nur administrativ entlastet werden, sondern durch Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit auch an Image gewinnen. Die Dinge mögen zwar heute etwas besser liegen, aber eine Kienbaum-Umfrage zeigt, dass Personalabteilungen immer noch ein Imageproblem haben, weil es ihnen häufig an den Schlüsselkompetenzen und auch an attraktiven Karrieremöglichkeiten fehlt.
41 Prozent der befragten Manager haben geäußert, dass der HR-Bereich sein Image dadurch aufbessern könne, wenn sich Personaler stärker in die Unternehmensstrategie einbringen und so die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen fördern. Ein Drittel der Befragten waren der Ansicht, dass sich der HR-Wertbeitrag deutlich steigen würde, wenn sich die Personalabteilungen künftig frühzeitig bei Veränderungsprozessen engagieren würden. Dafür bleibt aber ohne Digitalisierung erst recht wenig Zeit, denn um entsprechende Prozesse anzustoßen, müssten die Personaler erst welche entwickeln und dafür sowohl in der Geschäftsleitung, als auch in den einzelnen Fachabteilungen Gehör finden.
Mit Mut und Tatkraft allein ist es nicht getan. Ebenso wichtig ist der Erwerb beziehungsweise die Vermittlung digitaler Kompetenz. Dabei kommt es nicht nur darauf an, sich mit der eingesetzten Software und den KPIs auszukennen, sondern auch auf die Fähigkeit, sich zu öffnen und zu vernetzen – weg von der grauen Maus der Sachbearbeitung.
Was macht eine gute HR Software aus?
SAATKORN: Was macht eine gute HR Software aus?
Mit einer guten Software können HR-Abteilungen alle Bereiche und Prozesse ihrer Personalwirtschaft abdecken, von der Bewerbung über das Recruiting, Onboarding, die Fort- und Weiterbildung bis hin zum Offboarding der Beschäftigten, die den Betrieb verlassen. Alle Informationen lassen sich praktisch in Echtzeit abrufen und in detaillierten Analysen zusammenfassen. Solche Analysen auf Knopfdruck können den Personalabteilungen und Personalleitern auch deutlich mehr Gewicht im Unternehmen verleihen. Schließlich ist die Belegschaft ein Kapital, mit dem die Firmen im Ringen um die besten Fachkräfte wuchern sollten, statt die Mitarbeiter nur als mehr oder weniger lästigen Kostenfaktor zu sehen.
SAATKORN: Welche Funktionen deckt eine state of the art HR Software aus Ihrer Sicht ab?
Viele Personaler sind viel zu sehr damit beschäftigt, Papierakten zu wälzen oder Excel-Tabellen zu durchstöbern, um allein schon Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten der Beschäftigten zu ermitteln oder zu überprüfen, ob neue Gehaltsforderungen berechtigt sind oder nicht. Sisyphus lässt grüßen. Durch die Digitalisierung und Automatisierung mit einer HR-Software sind Informationen auf Knopfdruck erhältlich und die Personaler können sich dem Wesentlichen widmen, allen voran der Personalentwicklung und anderen Aufgaben zur Mitarbeiterbindung. Human Resources hat zudem die Aufgabe, insbesondere die Unternehmenskultur zu prägen, zu modernisieren und weiterzuentwickeln. Denn diese ist das Herz eines jeden Unternehmens und bestimmt die Zukunftsfähigkeit. In der heutigen Zeit sollte eine offene und flexible Kultur das Maß der Dinge sein und damit ein Leitfaden für die Weiterentwicklung des Unternehmens.
SAATKORN: Was sind die Vorteile beim Einsatz einer ganzheitlichen HR Software für Unternehmen, was sind die Vorteile für die einzelnen Mitarbeiter?
Bei der Recherche des Marktes stellen Sie fest, dass es Unternehmen gibt, die „alles aus einer Hand“ anbieten und welche, die sich auf einzelne Bereiche spezialisiert haben. Beide Wege haben Vor- und Nachteile. Nun stellt sich also die Frage, ob Sie alle Personalprozesse – also von der Stellenplanung über Onboarding und Personalentwicklung bis hin zum Austrittsgespräch – vollständig abbilden oder lediglich einzelne Aufgaben bedienen möchten? Hinterfragen Sie dabei nicht nur den derzeitigen Bedarf, sondern bitte auch wie Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens in den nächsten drei bis acht Jahren einschätzen. Ob Besetzungsantrag, Einstellung oder Zielvereinbarungen – alle Software-Bereiche sind beispielsweise bei rexx systems kompatibel und miteinander vernetzbar. Einzelne Bestandteile werden gezielt für Ihre individuelle Wunsch-Lösung miteinander kombiniert. Erst diese Eigenschaft ermöglicht einen präzise aufeinander abgestimmten Workflow für Ihr Unternehmen. Statt einzelne Speziallösungen einzusetzen und im besten Fall über Schnittstellen miteinander zu verbinden, hat die Entscheidung für einen Komplettanbieter viele Vorteile: So nutzen Sie wirklich nur die Module, die Sie tatsächlich benötigen bzw. bei denen Sie Unterstützung suchen. Üblicherweise wachsen unsere Kunden und damit auch Anforderungen und Nutzung der HR-Software. Gleichzeitig sind alle Daten in einem Datenpool gelagert und alle Module greifen darauf zentral zurück und reichern weitere Informationen zu jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter an. Die Datenpflege erfolgt daher nur einmal – Sicherheit und Effizienz für Sie!
SAATKORN: Herr Walzer, vielen Dank für das Interview – und weiterhin viel Erfolg und Spaß mit rexx systems!
