Arbeitsplatzgestaltung für modern arbeitende Teams

Die Arbeitsplatzplatzgestaltung spielt sowohl für Employer Branding als auch New Work eine große Rolle. Grund genug, einmal bei Vanja Misic von Steelcase nachzuhaken. Auf geht’s: 

SAATKORN: Frau Misic, bitte stellen Sie sich den saatkorn. LeserInnen doch kurz vor.

Ich arbeite als User Experience Lead im Forschungsteam von Steelcase. In meiner Arbeit erforsche ich Makro-Trends und identifiziere Bedürfnisse, Muster und Verhaltensweisen, die Einfluss auf den Arbeitsplatz und die Art, wie Menschen Arbeit verrichten, haben. Basierend auf diesen Erkenntnissen kreiert unser Team Lösungsansätze in Form neuer Produkte und Dienstleistungen, die den heutigen und künftigen Bedürfnissen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern entgegenkommen. So lassen sich Arbeitsplätze sinnvoller gestalten und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.

SAATKORN: Was sind die Treiber für Veränderungen in der Arbeitsplatzgestaltung?
Mit immer stärker werdendem Wettbewerb merken Unternehmen, dass ihre Innovationsfähigkeit entscheidend für den Unternehmenserfolg ist. Damit die Innovationskraft steigt, braucht es Mitarbeiter, die effektiv, schnell und innovativ arbeiten. Dieses Arbeitsverhalten wird massiv von der Arbeitsplatzgestaltung beeinflusst. Aus diesem Grund ist der Arbeitsplatz für Unternehmen ein strategisches Asset geworden, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein Arbeitsumfeld zu bieten, welches sie in unterschiedlichen Aufgaben unterstützt. Zugleich kann der Arbeitsraum die Unternehmenskultur repräsentieren und formen. Um eine neue Art der Arbeit zu fördern, braucht es die passende Umgebung.

SAATKORN: Welche Herausforderungen und Veränderungen gibt es insbesondere im Hinblick auf Teamwork?
Unsere Active Collaboration Study zeigt: Teams stehen heute mehr denn je unter hohem Innovationsdruck. Sie sind extrem leistungsstark. Ihre Vorgehensweise unterscheidet sich radikal von der Arbeitsweise, die wir noch vor wenigen Jahren von Teams gewohnt waren. Sie bündeln ihre Kräfte und arbeiten in kürzeren Zyklen. Dabei findet ein stetiger Austausch von Informationen und Ideen statt. Ihre Aufgaben sind miteinander verwoben und die Projekte sind flexibel anpassbar. Zur Strukturierung ihrer Arbeit greifen viele Teams heutzutage die Methoden von Design Thinking und agilem Arbeiten auf. Das Problem ist, dass sich der Arbeitsplatz nicht verändert hat, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Er ermöglicht weder iterative Arbeitsprozesse noch unterstützt er das Manövrieren durch verschiedene Aufgaben in unterschiedlichen Teamkonstellationen. Wenn wir wissen, welchen Aufgaben Teams nachgehen und welche Verhaltensweisen sie dabei an den Tag legen, können wir ihre Arbeitsumgebung so gestalten, dass diese sie bei der Umsetzung neuer Arbeitsformen unterstützt.

SAATKORN: Gibt es typische „Must Haves“ in Bezug auf die Arbeitsplatzgestaltung für modern arbeitende Teams?
Es empfiehlt sich, auf folgende Aspekte zu achten:

• Teams brauchen flexible Möbel, die sich einfach und schnell an die Bedürfnisse der verschiedenen Arbeitsmodi anpassen lassen (Workshops, Brainstormings, Prototyping, Bildschirmarbeit, konzentriertes Arbeiten, entspanntes sitzen/liegen).
• Teams müssen ihre eigene Identität entwickeln können. Dies wird erreicht, sobald Teams die Möglichkeit haben die gemeinsame Mission, Meilensteine oder Aufgaben zu visualisieren, beispielsweise auf Whiteboards.
• Räumlichkeiten anbieten, die zugleich offen und geschlossen sein können: So können sich unterschiedliche Teams untereinander austauschen, aber auch in Ruhe unter sich arbeiten.
• Grundsätzlich ist es wichtig, Teams und Mitarbeitern die Wahl zu lassen, wo sie arbeiten möchten.

SAATKORN: Wenn man sich mit dem Themenfeld Arbeitsplatzgestaltung anfängt, auseinander zu setzen: was sollten die ersten Schritte sein?
Unternehmen sollten sich zunächst über die aktuelle Situation klar werden und sich Fragen stellen, die definieren, was mit der neuen Arbeitsplatzgestaltung konkret erreicht werden soll. Im nächsten Schritt sollten sie ihre Mitarbeiter einbinden. In der Zusammenarbeit mit Unternehmen, aber auch aus unseren Forschungen, erkennen wir, wie essentiell es ist, dass Mitarbeiter im Veränderungsprozess von Beginn an einbezogen werden. Schließlich sind sie es, die die Innovation letztendlich leisten. Sie müssen mitentscheiden dürfen und die Möglichkeit haben, sich am Arbeitsplatz zu entfalten. Darüber hinaus ist wichtig, dass Unternehmen sich nicht nur mit der Neugestaltung von Räumlichkeiten auseinandersetzen, sondern auch mit der Gestaltung von Prozessen. Denn: Räumlichkeiten und Prozesse treten am Arbeitsplatz in Interaktion miteinander. Wenn Menschen arbeiten, sei es in Einzel- oder Gruppenkonstellation, entwickeln sie eine eigene Arbeits-DNA. Diese definiert, wie sie mit anderen zusammenarbeiten, sprechen und Prozesse gestalten. Die DNA spiegelt sich dann auch in den Arbeitsplätzen und Räumlichkeiten wider. Generell sollten sich Unternehmen bewusst machen, dass Arbeitsplätze und Räumlichkeiten ständig in Bewegung sein müssen, damit sie zu der Arbeit, die geleistet wird, passen.

SAATKORN: Inwiefern hängt die Arbeitsplatzgestaltung mit der Mitarbeiterzufriedenheit zusammen?
Die Arbeitsplatzgestaltung hat einen direkten Einfluss auf die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter. Unser Steelcase Global Report zeigt: Zufriedene Mitarbeiter verfügen über Arbeitsplätze, die selbstbestimmtes Arbeiten begünstigen und eigenen Gestaltungsspielraum bieten. Je mehr Mitarbeiter die Möglichkeit haben, selbst zu entscheiden, wo und wie sie arbeiten möchten, desto engagierter sind sie am Arbeitsplatz. Zugleich ermöglicht ihnen diese Flexibilität, sich leichter zu konzentrieren und in Teams zu arbeiten, ohne unterbrochen zu werden. Auch haben sie Bewegungsfreiheit und können ihre Körperhaltung verändern, was zu sehr viel mehr Wohlbefinden am Arbeitsplatz führt. Zudem können Mitarbeiter mit selbstbestimmten Arbeitsplätzen ihr Bedürfnis nach Privatsphäre steuern. Mit dem Raum sollte es sich genauso verhalten wie mit einem PC: Er ist ein Teil des Equipments. Erst wenn der Mitarbeiter vollkommene Autonomie über seine Arbeitsgeräte hat, kann er effektiv arbeiten. Wir fragen auch nicht, ob ein Datenanalyst ohne Excel arbeiten kann. Es wird vorausgesetzt und so sollte es auch mit dem Raum sein.

SAATKORN: Herzlichen Dank für das Interview, Frau Misic!