5 Gründe für die digitale Personalakte

5 Gründe für die digitale Personalakte – denn: der digitale Wandel in den Unternehmen schreitet rasant voran. In der Personalverwaltung geht es vielerorts jedoch genauso analog zu wie im letzten Jahrtausend. Dabei spricht nichts für das Festhalten an papiergebundenen Prozessen – hingegen viel für Digitalisierung. Daher heute hier ein Gastartikel von Johannes Tenge von HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG 5 Gründe für die digitale Personalakte. Auf geht’s:

Comicfans kennen den weltberühmten Prolog, mit dem jedes „Asterix“-Heft beginnt: „Wir befinden uns im Jahre 50 v. Chr. Ganz Gallien ist von den Römern besetzt … Ganz Gallien? Nein! Ein von unbeugsamen Galliern bevölkertes Dorf hört nicht auf, dem Eindringling Widerstand zu leisten.“ Die renitenten Dorfbewohner sind überzeichnete Fiktion. Den Topos des Festhaltens an etwas, das von der Geschichte faktisch überholt wurde, findet man jedoch auch in der Gegenwartsrealität – zum Beispiel in den Personalabteilungen kleiner und mittelständischer Unternehmen. Während immer mehr Geschäftsprozesse digital transformiert werden, leistet HR dem „Eindringling“ Digitalisierung oft Widerstand mithilfe von Aktenordern und Hängeregistern. Sinnvoll ist das freilich nicht. Schließlich steht mit der digitalen Personalakte eine elektronische Lösung zur Verfügung, die ausschließlich Vorteile bietet. Hier nun 5 Gründe für die digitale Personalakte:

1. Schnellere Abläufe

Untersuchungen zufolge verbringen Personaler einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitszeit mit Informationsbeschaffung und Aktenpflege. Die digitale Personalakte beschleunigt diese Vorgänge erheblich. Über Berechtigungsprofile greifen die Nutzer ortsunabhängig und bei Bedarf gleichzeitig auf die ihnen zugeordneten Inhalte zu. Mithilfe von Suchfunktionen lässt sich jedes Dokument auf Anhieb finden. Da alle Daten zentral gespeichert sind, verbessern sich viele abteilungsübergreifende Workflows, beispielsweise Freigabeprozesse. Zudem sind die Akten jederzeit vollständig und aktuell. Ein weiterer Vorteil ergibt sich, wenn die digitale Personalakte mit der Entgeltabrechnungssoftware verknüpft wird. Dann werden alle firmen- und mitarbeiterbezogenen Drucke aus der Lohnabrechnung (Verdienstabrechnungen, Beitragsnachweise, Lohnsteuerbescheinigungen usw.) direkt bei ihrer Entstehung kategorisiert, verschlagwortet und automatisch archiviert.

2. Besserer Datenschutz

Auch beim Schutz von Personendaten punktet die digitale Personalakte. Mit ihr vermeiden Unternehmen die Datenschutzrisiken papiergebundener Archivierung. Aktentransporte, bei denen Unbefugte Dokumente einsehen könnten, sind ebenso passé wie ein unkontrollierbarer Kopienwildwuchs. Und nicht jeder Nutzer kann – wie im Papierarchiv – alles einsehen, denn mit der Software lassen sich unterschiedliche Lese- und Bearbeitungsrechte individuell zuweisen.

3. Geringere Kosten

Die beschleunigten Abläufe in der Personaladministration senken den Aufwand und damit die Prozesskosten. Darüber hinaus sparen Unternehmen die Kosten für die aufwändige Führung und Pflege eines papiergebundenen Archivs ein. Die Ausgaben für Papier und Druckermaterial sinken.

4. Mehr Zeit für Personalentwicklung und Co.

Insbesondere in den Personalabteilungen von Mittelständlern kommt die Beschäftigung mit wichtigen personalstrategischen Themen aufgrund Zeitmangels häufig zu kurz. Die digitale Personalakte entlastet die HR-Mitarbeiter von Routineaufgaben. Dadurch werden Kapazitäten frei, die wertschöpfend eingesetzt werden können, etwa in den Bereichen Personalentwicklung, Führungskräfteberatung und Recruiting. Vor allem kleinere HR-Teams erhalten so die notwendigen Freiräume, um einen Qualitätssprung in Sachen Personalmanagement zu machen und ihr Standing im Unternehmen zu verbessern.

5. Fundament für weitere Digitalisierung

Die voranschreitende digitale Transformation liefert ein weiteres Argument für die Nutzung der E-Akte: Die HR-Profis in den Unternehmen werden nur dann zu den Profiteuren und Mitgestaltern des digitalen Wandels gehören, wenn sie selbst mit gutem Beispiel vorangehen und ihre Prozesse digitalisieren. Mit der digitalen Personalakte legen sie hierfür das Fundament, auf dem künftige Digitalisierungsschritte überhaupt erst möglich sind.

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